Como saber se um procedimento dá lucro?

A pergunta costuma aparecer quando a clínica está cheia e o resultado não acompanha — agenda com 90% de ocupação e caixa apertado é a combinação clássica. É um bom sinal — significa que você parou de olhar só o movimento e começou a olhar o que ele deixa.

Para responder é preciso ter a conta de margem feita. Se ainda não fez, comece pelo guia sobre margem de lucro de procedimento odontológico e volte aqui com o número na mão.

Por que a conta por caso engana?

Mesmo valor cobrado, sobras diferentes. E nenhuma das duas responde à pergunta sozinha: falta saber quanto tempo cada uma ocupou.

Porque ela trata todo procedimento como se custasse o mesmo recurso escasso, e não custa. Cadeira e tempo de dentista são o estoque que a clínica não consegue aumentar comprando mais. Um caso que sobra R$ 400 em 4 horas rende R$ 100 por hora; outro que sobra R$ 200 em 1 hora rende o dobro disso — e é o segundo que a clínica deveria fazer mais vezes.

Como fazer a conta por hora?

Divida a sobra pela duração e os três casos deixam de parecer equivalentes. É essa divisão que responde o que a clínica deveria fazer mais vezes.

Divida a margem do procedimento pelas horas que ele ocupa — 15 ou 20 minutos de preparo e limpeza entre pacientes entram nessa conta — que é cadeira ocupada mesmo sem ninguém sentado. Compare o resultado com o custo da sua hora de cadeira. Se a margem por hora for menor que o custo da hora, aquele procedimento consome mais do que devolve.

Inclua também o retrabalho previsível. Se 1 em cada 10 casos volta para ajuste de 30 minutos, a duração real do procedimento é 3 minutos maior do que a nominal — e essa diferença muda a conclusão com frequência.

O que fazer quando o resultado é negativo?

• Antes de mexer no preço, confira a duração: cronometre 5 casos reais e compare com a sua tabela. Procedimento que demora mais que o previsto é a causa mais comum, e é a mais fácil de corrigir.
• Olhe o material: troca de marca, desperdício e compra em quantidade errada aparecem aqui. Comparar 3 orçamentos do mesmo item costuma revelar diferenças relevantes.
• Veja se o custo da hora não está inflado por agenda vazia. Nesse caso o problema não é o procedimento.
• Se nada disso resolver, aí sim é preço — ou é um procedimento que você faz por outro motivo, conscientemente.

A ordem importa. Subir preço para corrigir um problema de agenda vazia resolve o sintoma e agrava a causa, porque preço maior com agenda vazia costuma deixar a agenda mais vazia ainda.

Todo procedimento precisa dar lucro sozinho?

Não, e essa é a parte que a planilha não mostra. Alguns procedimentos existem como porta de entrada: trazem o paciente, criam confiança e levam a tratamentos maiores. Se você mede só o caso isolado, corta justamente o que alimenta o resto.

O que dá para exigir é que a decisão seja consciente. Manter um procedimento de margem apertada porque ele traz paciente é estratégia; mantê-lo sem saber que a margem é apertada é outra coisa.

Que números você precisa ter para decidir?

A decisão não exige sistema: exige que quatro números parem de viver espalhados — duração real, material, custo da hora e o que aquele paciente trouxe depois.

São 4 números, e nenhum deles é difícil: a duração real do procedimento (não a que está na tabela), o custo do material, o custo da sua hora de cadeira e quanto aquele paciente gerou nos 12 meses seguintes. Os três primeiros você levanta numa tarde; o quarto exige que a clínica registre o histórico — e é o que mais muda decisões.